Ukoliko ovih dana intenzivno razmišljate o tome da okrente novi list, počnete ozbiljno da planirate svoje obaveze, budete mnogo produktivniji i posledično ostvarujete bolje rezultate, na pravom ste mestu. Pred vama je sveobuhvatni vodič za dobro planiranje, organizaciju obaveza i upravljanje vremenom.

O različitim elementima planiranja i produktivnosti pisala sam kroz nekoliko postova i linkove do njih, ostavljam na kraju teksta. U ovom tekstu, pravim kompilaciju svih tih elemenata, kako bih prikazala čitav proces i sve aktivnosti koje planiranje čine onim što vas rasterećuje, ali i raduje, zabavlja i pre svega, daje rezultate. Na kraju dana, zbog toga i postavljamo plan.

To do lista

Ako se pitate odakle da počnete kada je reč o planiranju, onda je to osvešćivanje svega što treba da uradite. Najlakši način je da na papir ispred sebe detaljno istresete sadržaj svoje glave ili ako je reč o poslu da detaljno pročešljate mejlove i  napravite spisak svih aktivnosti koje treba obaviti.

Ovo ne mora biti suvoparna aktivnost, već od nje možete napraviti pravi mali ritual. U mojoj svakodnevici to izgleda tako što skuvam punu šolju kafe, uzmem papir ili otvorim svesku, pa istresem sav nered iz svojih misli; sve što treba da završim i to onako re(n)dom kako mi pada na pamet i bez previše razmišljanja.

Ovo je toliko oslobađajuće, da ćete već posle ove aktivnosti imati utisak, da mnogo bolje vladate svojim životom. Tu nema previše obraćanja pažnje na prioritete ili na to koliko je vremena zaista dovoljno da se završi neki zadatak. Dakle, pišete spisak šta sve treba završiti, tipa: odgovoriti na mejlove, napisati izveštaj, platiti račune, otići u prodavnicu, prisustvovati sastanku….

Ovo je aktivnost koju možete raditi na dnevnom ili nedeljnom nivou, a idealno bi bilo da  bar jednom nedeljno (na primer nedeljom uveče ili ponedeljkom ujutru) postavite osnovu, a zatim dan za danom dopunjavate. Ali to je tek početak.

Postavljanje prioriteta  (I kakve veze Ajzenhauer ima sa planiranjem)

Kada napravite listu zadataka, sagledajte ih i postavite prioritete. Prioritete ćete najlakše odrediti ukoliko aktivnosti sagledavate kroz Ajzenhauerovu matricu, za koju ste možda već čuli. Ona se zasniva na podeli prioriteta po kvadrantima: hitno – bitno / nije hitno – nije bitno.

Trivia: Ajzenhauerova matrica je dobila ime po Dvajtu Ajzenhaueru, 34. američkom predsedniku za kog kažu da je bio jedna od najproduktivnijih osoba svog vremena. Za vreme njegovog mandata pokrenuti su projekti razvoja autoputeva između država u Americi, razvoj interneta, istraživanje svemira i miroljubivo korišćenje alternativnih izvora energije.

Kako ćete odrediti šta je hitno i bitno, kao i sve ostale modele prioritetnosti, pogledajte na fotografiji Ajzanhauerove matrice ispod.

Time blocking

Kada procenite šta treba uraditi odmah, a šta malo kasnije, u zavisnosti od toga koliko je važno, obavezama možete zakazati termine u kojima ćete ih obaviti. Ovde je reč o time blocking tehnici i ona podrazumeva da u svoj raspored zaračunate baš sve što troši vaše vreme – od prevoza do posla, preko obavljanja najvažnijih i najtežih zadataka na poslu, do onih sitnijih poput telefonskih poziva, kao i privatnih stvari poput nabavke, spremanja ručka ili plaćanja računa. Svakoj od ovih aktivnosti dodeljujete, odnosno zakazujete termin.

Produktivnost

U ovom delu ne mogu, a da ne pomenem Pomodoro tehniku. Za naziv tehnike zaslužan je kuhinjski timer u obliku paradajza, a osmislio je Italijan Frančesko Kirilo. Tehnika se zasniva na koncentrisanom radu na jednom zadatku, bez prekidanja i ometanja u vremenskim intervalim od po 25 minuta + 5 minuta pauze. I to je jedan pomodoro.

Kada timer odbroji 25 minuta, napravite pauzu pet minuta, čak iako niste završili zadatak. Nakon pauze, nastavite sa radom tamo gde ste stali, opet u trajanju od 25 minuta. Posle četiri pomodora sa pauzama od pet minuta, napravite jednu pauzu od 15 ili 30 minuta. Najbitnije kod ove tehnike je da nema prekidanja u toku trajanja jednog pomodoroa. Na taj način vežbamo posvećenost i koncentraciju na jedan zadatak, umesto multitaskovanja (za koje smo već rekli da zapravo ne postoji).

Svoj rezultat merite brojem pomodora koje ste prikupili u jednom danu, odnosno brojem završenih zadataka :). Napravite to-do listu, postavite prioritete, uključite štopericu ili uzmite sat i bacite se na sakupljanje pomodoroa.

Kako eliminisati distrakcije?

Ono što je karakteristično za pomodoro tehniku, jeste rad bez prekidanja i opstrukcija. One mogu biti spoljašnje i unutrašnje, online i offline. I kada je reč o spoljašnjim i online, one dolaze iz naše povezanosti na uređaje i mreže, pa je najbolji savet koji mogu da vam dam da se prebacite na airplane mode ili barem isključite notifikacije na aplikacijama, stavite telefon na silent, a mejlove proveravate u tačno definisanim vremenskim intervalima koji ne prekidaju rad na određenom zadatku.

Ukoliko su vaše distrakcije unutrašnje, tipa vaših ideja i misli (na primer kada vam u sred rada padne na pamet da treba da obavite neki telefonski poziv, da proverite privatni mejl ili neku društvenu mrežu), dobar način je da tu potrebu zapišete i obavite kada na red dođe pauza između dva pomodoroa.

Još nekoliko saveta za produktivan rad

• Ukoliko želite da bude produktivniji, smanjite broj stvari koje radite. Nemojte se rasipati na previše aktivnosti odjednom. Odlučite šta vam je zaista važno.
• Dobra kombinacija je miks tri manja i tri veća zadatka u toku dana.
• Vodite računa kada je vaša koncentracija na najvišem nivou. Najkompleksnije stvari završite onda kada ste najodmorniji i najviše fokusirani na detalje.
• Za neke veoma kompleksne stvari dajte sebi nekoliko dana, jer ih jednostavno nije moguće kvalitetno obaviti odjednom.
• Nemojte multitaskovati, jer da biste uradili neku stvar, neku drugu ćete morati da prekinete. Radite jedno po jedno.

Online i offline alati za planiranje

Tehnike planiranja, na dodatnoj snazi dobijaju kada se upgrade-uju primenom nekih digitalnih tool-ova, čuj mene alata. U svrhu pravljanje to do lista možete koristiti:

Evernote u koji  možete nasumično ubacivati sve što vam padne na pamet, ali Evernote je mnogo više od toga. Ispred svake od obaveza možete postaviti check boxove i štiklirati ono što je odrađeno, a obavezama možete dodati podsetnike, koji će vas obaveštavati da je nekoj aktivnosti došao sudnji čas. Neke od načina njegove upotrebe možete pročitati na ovom linku, a dobra stvar je što je Evernote toliko fleksibilan da i sami možete kreirati neke svoje načine korišćenja.

To-do’s je aplikacija koja je nasledila Wunderlist, omogućava vam da pravite liste, da ih čekirate, ali i da ih delite sa nekim drugim.

Kada je reč o raspoređivanju obaveza po terminima, topla preporuka ide za Google kalendar, u koji možete uneti sve svoje obaveze tokom dana. Njih možete postaviti kao podsetnik ili kao sastanak, a jednostavno ih možete pomerati, odlagati, zakazivati tako da se ponavljaju u određenim vremenskim intervalima, itd. Google kalendar možete koristiti i na računaru i tokom dana unositi sve ono što iskrsne kao nova aktivnost, a preko aplikacije kalendaru možete pristupiti i sa telefona.

Za praćenje statusa zadataka preporučujem vam Trello. Otkrila sam je tek skoro i jako je zgodna za manje timove, kao i za pojedince. Organizujete je po boardovima, dodajete zadatke u checklistu, koja bi po kanban ili scrum metodologiji bila nazvana To-Do, a zatim zadatke u zavisnosti od statusa pomerate po boardovima Doing i Done. Odlična je jer je mogu koristiti timovi i pratiti dokle se stiglo sa radom na određenom projektu. Takođe, imaćete odličan uvid u to koliko ste toga obavili.

Analogni toolovi, da ne kažem planeri

Ukoliko ste više tip koji voli sveske ili planere, mada svi mi koji volimo da planiramo, volimo i hard copy alate, na tržištu postoji više verzija planera koji omogućavaju uspešno postavljanje plana, zakazivanje obaveza i praćenje zadataka. Probala sam različite i u nekom od tekstova ću uraditi uporednu recenziju.

Za sad, na osnovu ličnog iskustva izdvojila bih Smrcha and Bo planere, a dobra stvar je što pregled strana možete sami da izaberete. Naravno, uvek možete koristiti i bilo kakvu drugu svesku, koju možete i sami dekorisati ili organizovati onako kako vam je najpraktičnije. Dekoracija planera ili bullet journaling takođe imaju svoje terapeustsko dejstvo, ali i o tome u nekom drugom tekstu.  

Možda vam sve zvuči zdravorazumski i kao nešto što već instinktivno radite, ali sigurna sam da ima i onih koji se u obavezama pogube i ne uspeju da ih zauzdaju, pa dignu ruke od svega. Ako sam bar nekome otkrila nešto novo, my mission is accomplished.

A kako se vi organizujete?

Do čitanja.

***

Više o planiranju po time blocking tehnici pročitajte u ovom tekstu.

Kako da se naučite koncentraciji i počnete da završavate započeto, podsetite se u ovom tekstu.

Ukoliko radite od kuće, saveti za produktivan rad u kućnim uslovima se nalaze na ovom linku.

Dodatni izvori: You Tube kanal Miloša Pistolića, playlista posvećena produktivnosti i organizaciji vremena.